Hoe maak je workflows in systeme.io

In dit artikel leer je alles over workflows en hoe je ze kunt aanmaken in systeme.io.

Een nieuwe workflow maken

Log in op je systeme.io-account, klik in de menubalk op het tabblad Automatiseringen en selecteer vervolgens Workflows (1).

Klik op de knop Aanmaken (2).

Kies een naam voor je workflow en klik dan op Opslaan (3).

Nu er een nieuwe workflow is aangemaakt, moet je triggers definiëren en acties toewijzen.

1) Een trigger toevoegen

Een trigger is een gebeurtenis die de workflow start. Bijvoorbeeld wanneer een gebruiker een product koopt of zich inschrijft voor je nieuwsbrief.

Om een trigger aan te maken:

  1. Klik op Creeer je eerste trigger (4).
  2. Klik vervolgens op “+” om de volgende stap in de workflow te definiëren.

Je kunt kiezen uit volgende type triggers:
  • Afspraak ingepland: Gebeurt wanneer een contact een afspraak heeft ingepland.
  • Tag toegevoegd / Tag verwijderd: wanneer een tag wordt toegevoegd of verwijderd bij een contact nadat de workflow is geactiveerd (tags toegevoegd/verwijderd vóór activatie worden niet meegenomen).
  • Funnelformulier ingeschreven: wanneer een contact zich inschrijft via een funnelformulier.
  • Ingeschreven via blogpaginaformulier: wanneer een contact zich inschrijft via een formulier op een blogpagina.
  • Ingeschreven via websiteformulier: wanneer een contact zich inschrijft via een formulier op een website dat is gemaakt met de websitebuilder.
  • Campagne voltooid: wanneer een contact een campagne voltooit.
  • Geregistreerd voor webinar: wanneer een contact zich registreert voor een webinar.
  • Ingeschreven voor cursus: wanneer een contact zich inschrijft voor een cursus.
  • Cursus voltooid: wanneer een student een cursus afrondt.
  • Module voltooid: wanneer een student een module afrondt.
  • Les voltooid: wanneer een student een les afrondt.
  • Ingeschreven voor cursusbundel: wanneer een contact zich inschrijft voor een cursusbundel.
  • Nieuwe verkoop: wanneer een klant een aanbieding koopt.
  • Verkoop geannuleerd: wanneer een abonnement wordt geannuleerd of een eenmalige betaling wordt terugbetaald.
  • E-mail geopend: wanneer een contact een e-mail opent.
  • E-maillink aangeklikt: wanneer een contact op een link in een e-mail klikt.
  • Pagina bezocht: wanneer een contact een specifieke pagina bezoekt.
  • Ingeschreven voor community: wanneer een contact lid wordt van een community.
  • Betaling van abonnement mislukt: wanneer een betaling voor een abonnement mislukt.
  • Ingeschreven via Creator shop-formulier: wanneer een contact zich inschrijft via de sectie “E-mails verzamelen” in de digitale winkel.

Opmerkingen:

  • Je kunt meerdere triggers tegelijk laten plaatsvinden.
  • Acties worden alleen uitgevoerd als de trigger plaatsvindt na activatie van de workflow.
2) Een workflow-stap toevoegen:

Na het instellen van een trigger, klik op “+” om de volgende stap toe te voegen. Je kunt kiezen uit:

  • Actie: een operatie uitgevoerd in systeme.io (bijv. tag toevoegen/verwijderen, inschrijven voor een campagne, enz.).
  • Beslissing: vertak de workflow afhankelijk van de eigenschappen van het contact (met gebruik van filters).
  • Vertraging: voeg een wachttijd toe voordat de workflow naar de volgende stap gaat.

Voorbeeldworkflow: 

Laten we een voorbeeldworkflow maken om te laten zien hoe je deze elementen gebruikt.

Achtergrond:

In dit scenario:

  • Je verkoopt twee aanbiedingen.
  • Je hebt twee campagnes: Campagne 1 promoot Aanbieding #1 en Campagne 2 promoot Aanbieding #2.
  • Een automatiseringsregel kent de tag Klant 1 toe aan elke koper van Aanbieding #1.

Workflowvolgorde:

  1. Wanneer een lead zich inschrijft via de aanmeldpagina, schrijf je deze in voor Campagne 1 om Aanbieding #1 te promoten.
  2. Als de lead Aanbieding #1 koopt:
  • Schrijf hem/haar uit bij Campagne 1.
  • Schrijf hem/haar in voor Campagne 2 om Aanbieding #2 te promoten.

Te volgen stappen:

Maak een trigger aan: kies Ingeschreven via funnelformulier en selecteer de opt-inpagina. Klik vervolgens op Creëer.

2. Voeg een actie toe: Kies Aanmelden voor campagne en selecteer Campagne 1.

  1. Optioneel: voeg een vertraging toe zodat de contactpersoon de tijd heeft om de e‑mails van Campagne 1 te ontvangen.

4. Voeg een beslissing toe: Gebruik de filter Tag-filter → Contact getagd met → kies Klant 1.

Je kunt altijd een extra groep voorwaarden toevoegen.

5. Na de beslissing zijn er twee mogelijke paden:
  • Nee: het contact heeft de tag Klant 1 niet (heeft nog geen aankoop gedaan).
  • Ja: het contact heeft de tag (heeft een aankoop gedaan).

Als het antwoord Ja is, voeg dan nog twee acties toe:

  • Uitschrijven uit Campagne 1
  • Aanmelden voor Campagne 2

Zodra de workflow is ingesteld, moet je deze activeren.

Workflow activeren

Om de workflow te activeren:

  1. Ga naar de workflowlijst.
  2. Beweeg je muis over de drie puntjes (…) naast de workflow.
  3. Klik op Activeren.

Klik in het pop-upvenster dat verschijnt op Bevestigen.

Workflow deactiveren

Om een workflow te deactiveren:

  • Ga naar de workflowlijst
  • Klik op Deactiveren

Je krijgt vervolgens twee opties:

  • Workflow deactiveren: voorkomt dat nieuwe contacten de workflow binnenkomen, maar bestaande geplande taken worden nog uitgevoerd.
  • Workflow deactiveren en daarmee verbonden geplande taken annuleren: voorkomt dat verdere geplande acties worden uitgevoerd.

Kies de optie die het beste bij je past en klik vervolgens op Bevestigen om te voltooien.

Aanvullende informatie:

De uitvoeringsgeschiedenis van workflows wordt slechts één maand bewaard. Na deze periode wordt deze automatisch uit het systeem verwijderd om de data te optimaliseren.

Als je een eerdere workflowtaak niet kunt vinden op de pagina van een contact, betekent dit dat de taak ouder dan een maand was en tijdens het opschonen van het systeem is verwijderd.