Hoe gebruik je de kalenderfunctie in systeme.io

In dit artikel ontdek je hoe je de afsprakenkalender in Systeme.io gebruikt. Je vindt hier alle essentiele informatie om deze functie effectief in te zetten en je afspraakbeheer te optimaliseren.

Inleiding:

De geïntegreerde afsprakenkalender in Systeme.io stelt je in staat om je afspraken rechtstreeks vanuit het platform in te plannen en te beheren, zonder het gebruik van externe tools zoals Calendly of YouCanBookMe. Intuïtief en praktisch: het vereenvoudigt de organisatie van je afspraken en centraliseert je activiteiten op één plek.

Toegang tot het Kalendermenu

Het menu "Kalendar" is toegankelijk via het gedeelte “CRM” in Systeme.io,

In het gedeelte "Kalender", vindt je drie hoofdtabbladen:

  • Evenementen
  • Afspraken
  • Beschikbaarheid

  1. Evenementen:

    Deze pagina bevat alle evenementen dat je hebt aangemaakt, zodat je ze kunt bekijken en eenvoudig nieuwe kunt aanmaken.

Voorbeelden van evenementen zijn bijvoorbeeld "Gratis consult" of "Technische sessie".

Hoe maak je een event aan?

Configureer de details van je evenementen in het gedeelte "Evenementen" door te klikken op "Nieuw event aanmaken".

Er verschijnt een pagina waar je de volgende informatie moet invoeren:

Details event:

  • Naam van het evenement
  • Naam van de host
  • Duur van het evenement
  • Foto host (standaard wordt je profielfoto gebruikt, maar je kunt deze aanpassen).

Locatie-instellingen:

Voor de locatie van je evenement kun je kiezen uit:

  • Online meeting
  • Telefoon
  • Persoonlijk

  • Meeting: Kies een ondersteunde integratie (Zoom is momenteel beschikbaar, klik hier om te leren hoe je deze integratie instelt en Google Meet is beschikbaar, klik hiervoor hier om te leren hoe je deze integratie instelt), of geef een externe link naar de locatie waar de meeting zal plaatsvinden. Als je Zoom selecteert, zorg er dan voor dat je de integratie vooraf hebt geconfigureerd.

  • Telefoon: Bied een telefonisch gesprek aan: voeg eenvoudig je nummer toe en sla op.

  • Persoonlijk: Vul een fysiek adres en telefoonnummer in en klik op opslaan.

Opmerking: Je kunt meerdere locaties voor dezelfde meeting aanbieden (bijvoorbeeld telefonisch of persoonlijk), en de prospect kiest dan wat voor hem of haar het beste werkt.

  • Evenement-omschrijving: voeg een korte omschrijving van je event toe die op je kalender wordt weergegeven.

Beschikbaarheid voor je events instellen:

In dit gedeelte kun je de beschikbaarheid voor een specifiek event configureren.

  • Datumbereik: dit geeft de periode aan waarin het event beschikbaar is. Standaard is dit ingesteld op 30 dagen.
  • Beschikbare uren: je kunt ook de algemene beschikbaarheidsinstellingen gebruiken die je hebt opgegeven onder het tabblad "Beschikbaarheid", door de knop "Gebruik wereldwijde beschikbaarheid" aan of uit te zetten.

Opmerking: de standaardinstellingen voor algemene beschikbaarheid worden uitgelegd in punt 3 van dit artikel.

Geavanceerde instellingen op de pagina voor het aanmaken van een event

Het laatste gedeelte van de pagina "Evenementen" biedt meer geavanceerde configuratie opties:

  • Afspraak frequentie: Hiermee kun je de frequentie van beschikbare tijdslots in de kalender instellen. Als het interval bijvoorbeeld is ingesteld op 15 minuten en er geen tijd tussen afspraken is geselecteerd, worden de tijdslots als volgt weergegeven: 9:00, 9:15, 9:30, enzovoort.
  • Dagelijkse limiet: Hiermee kun je het maximale aantal evenementen instellen dat per dag geboekt kan worden.
  • Tijd tussen 2 afspraken:Dit is een buffertijd vóór en/of na een event, om te voorkomen dat afspraken direct achter elkaar gepland worden zonder onderbreking.
  • Weergave tijdzone: Geeft aan of de geboekte tijd wordt weergegeven in de tijdzone van de gast of in die van de host.

Hier is een voorbeeld van een kalendervoorbeeld voor een event met de locaties "Telefoon" en "Persoonlijk", een afspraakfrequentie van 30 minuten, en beschikbaarheid alleen op dinsdag en woensdag.

Opmerking: Wanneer een gast een afspraak inplant via je kalender, ontvangt hij of zij een bevestigingsmail met alle details van de afspraak, inclusief een knop om deze te annuleren. Daarnaast ontvangt de eigenaar van de kalender een notificatiemail om op de hoogte te blijven van nieuwe afspraken.

  1. Afspraken:

    Op deze pagina kun je alle gemaakte afspraken bekijken en beheren.

  • Belangrijkste functies:
    • Bekijk al je afspraken.
    • Annuleer een afspraak door te klikken op "Afspraak annuleren".

Daarna klik je op "Bevestigen" om de annulering te bevestigen.

  • Plan een afspraak opnieuw in door op "Afspraak verzetten" te klikken.

Selecteer de gewenste datum en tijd om de afspraak te verzetten en klik op "Toepassen" om te bevestigen.

Opmerking: Als een afspraak wordt geannuleerd of verzet, ontvangen zowel de gast als de kalenderbeheerder een e-mail met de wijziging.

  1. Beschikbaarheid:

Op deze pagina kun je de globale beschikbaarheid instellen voor evenementen.

  • Wekelijkse beschikbaarheid: Geef per dag van de week aan wanneer je beschikbaar bent. Je kunt meerdere tijdsblokken op dezelfde dag instellen.


Beschikbaarheid op specifieke data: Overschrijf de wereldwijde beschikbaarheid voor bepaalde dagen.

We nodigen je uit om het artikel Hoe voeg je een systeme.io-kalender toe aan je pagina te raadplegen om te leren hoe je je kalender aan een pagina toevoegt.